Presupuestos. La importancia de una buena gestión.

Calcula el presupuesto

Introducción

En este artículo del mes expondremos la importancia del presupuesto y por qué es vital tenerlo para afrontar cualquier servicio en la construcción.

El presupuesto es el cálculo anticipado del coste de una obra o de los gastos y servicios de un trabajo. Gracias a un buen presupuesto, podemos calcular, exponer, planificar y formular todas las actividades involucradas con el proceso requerido con antelación. Con ello podemos saber el cómputo total de la cantidad de dinero que hace falta para hacer frente a los gastos de una reforma, por ejemplo. Así sabremos la cantidad de dinero necesaria antes de ser necesitada.

En la construcción, los presupuestos son instrumentos esenciales en el desarrollo de cualquier actividad. Por ello, los profesionales deben elaborar siempre un presupuesto que les permita establecer el alcance y coste de sus servicios, para que el cliente pueda evaluar los objetivos finales.

1. Historia y Etimología

Si nos referimos al diccionario etimológico encontramos que la palabra presupuesto está compuesta por dos palabras pre- (antes) y supuesto (hipótesis, creído o dado, por cierto). La palabra “supuesto” viene del latín suppositus formada de sub (abajo) y positus (puesto), lo que daría “puesto abajo”. En efecto un “supuesto” es algo que se entiende debajo de un hecho o un dicho, lo que una cosa “lleva debajo”. Entonces “presupuesto” sería algo así como “el supuesto previsto con antelación”.

2. Importancia de la planificación

Una de las claves primordiales para entender la importancia del presupuesto, es conocer la determinación de los objetivos a obtener, así como los gastos que se van a producir. Esta información puede ser de gran ayuda si se elabora con precisión y de la forma más detallada posible.

3. ¿Para qué sirve un presupuesto?

A continuación, podrás ver algunos puntos, por los cuales creemos que un presupuesto es importante tenerlo antes de ejecutar un servicio:

  • Planear los resultados de los servicios en cuanto dinero y alcance.
  • Control y manejo de la inversión.
  • Coordinación y estructura de todas las partes involucradas en el proceso
  • Una herramienta de análisis, que sea precisa y adecuada.
  • Una valoración de la capacidad de desempeño.
  • Un soporte para la correcta asignación de recursos.
  • Control sobre las desviaciones ante situaciones no pronosticadas.
  • Análisis sobre riesgos próximos o anticipación de oportunidades.
  • Capacidad de aplicar la experiencia pasada como guía o instrumento de enseñanza.
  • Un resumen comprensible, que ayude y aporte una base para la comprensión de los objetivos y su discusión.
  • Tener objetivos claros y concisos, para poder cuantificar el resultado final.

4. Tipos de presupuesto

A continuación, puedes ver una tabla con las distintas variedades de presupuestos que podemos encontrar según su clasificación:

 

Tipos de presupuestos

Evaluación Contenido Duración

Flexibilidad

 Estimados  Principales  A corto plazo

 Flexibles

 Estándar  Auxiliares  A largo plazo

 Fijos

 

 

Si tenemos en cuenta su tipo de contenido, podemos encontrar dos tipos de presupuesto:

  • Principales: son una especia de resumen, cuyo contenido presenta todos los elementos imprescindibles e importantes para la correcta ejecución del servicio. Incluyen los diferentes presupuestos auxiliares.
  • Auxiliares: son los presupuestos que muestran de una forma detallada y analítica las partidas individuales. Son estimadas y detalladas separadamente dentro de cada categoría.

Si vemos la forma y técnica de valuación encontramos dos tipos:

  • Estimados: son presupuestos formulados mediante la experiencia y casos de estudio. Las valoraciones son cifras presupuestadas que representan la probabilidad más o menos razonable de que los resultados se cumplan. Normalmente los profesionales suelen calcular un factor riesgo, que incluyen dentro de las partidas.
  • Estándar: son presupuesto con bases científicas, eliminan o minimizan al máximo las posibilidades de error. En principio las cifras presupuestadas deberían ser iguales a los resultados finales después del servicio.

Si tenemos en cuenta el periodo, encontramos:

  • A corto plazo. Presupuestos en los que debido a su sencillez o poca durabilidad su estimación es bastante precisa. También se puede dar en casos de partidas excepcionales, en los que haya que adelantar un trabajo. No suelen extenderse más de 1 año.
  • A largo plazo. Presupuestos de cierta flexibilidad, normalmente faseados. Normalmente de alta de complejidad donde hay bastante incertidumbre. Su duración suele sobrepasar más de 1 año.

Valorando la cantidad de cambios que puedan ocurrir, encontramos:

  • Flexibles: son presupuestos formulados con ciertos márgenes, normalmente ya se presuponen variaciones que puedan ocurrir. Se permiten cambios dentro de los márgenes estipulados.
  • Fijos: son presupuestos completos que no dan lugar a margen a ningún tipo de cambio o modificación. Requiere de un cálculo preciso y una garantía de responsabilidad.

5.0 Fases y proceso del presupuesto

Una de las claves fundamentales de  la importancia del presupuesto es entender cómo se concibe y como se desarrolla durante todo el proceso. Las fases se podrían desglosar en 6 puntos:

  1. Definición del trabajo: consiste en definir y acotar todos los trabajos necesarios y requeridos los cuales se marcan como objetivo.
  2. Elaboración del plan y la estrategia: es un plan de actuación que determina todo aquello que se debe conseguir en el servicio y como se va a lograr. Tranzando una hoja de ruta dejando claro cuales las acciones a realizar.
  3. Negociación y flexibilidad: fase en la que las dos partes tratan el asunto desde sus puntos de vista y se intenta llegar a un acuerdo mutuo en donde las dos partes consiguen sus objetivos.
  4. Coordinación: antes de ser aprobado es necesario disponer las acciones del servicio de un determinado método o sistema. Es una fase fundamental cual el servicio requiera de varias figuras independientes.
  5. Aprobación: consiste en la conformidad por escrito de las partes en el servicio.
  6. Seguimiento y actualización de los presupuestos: debido a la numeras incertidumbres y los periodos de tiempo, se debe hacer un seguimiento continuo de los servicios y revisar los presupuestos para mantener la relación de las partes. Se podrán actualizar los presupuestos siempre que fuese requerido.

Una vez detallada las fases, podemos desglosar los puntos de un proceso básico para un presupuesto común:

  1. Estudia adecuadamente el proyecto o servicio a elaborar.
  2. Identifica el tipo de costes y partidas necesarias en la obra.
  3. Determina la cantidad de material para la ejecución.
  4. Analiza, estudia y recalcula el presupuesto.
  5. Apóyate en programas de gestión y medición para acelerar el proceso.
  6. Estudio exhaustivamente las condiciones y deseos de la otra parte.
  7. Recalca los beneficios de tu servicio y las ventajas de tu oferta respecto al resto de la competencia.
  8. El presupuesto entregado tendría que ser sencillo con alta legibilidad, para que su compresión sea fácil y no dé a mal entendidos o vacíos legales, siempre dirigiéndose al cliente personalmente.
  9. Muestra los servicios si tienen los impuestos incluidos o no. Dependerá de las regulación y bases impositivas de cada servicio.
  10. Establece y acuerda un periodo y limite temporal para la aceptación del presupuesto.
  11. Revisa cuidadosamente toda la información entregada y si tienes alguna pregunta no dudes en contactar con el profesional para evitar errores a posteriori.
  12. Aceptación de la oferta e inicio del servicio.Negociar Presupuesto

6. ¿Que incluye un presupuesto?

El presupuesto es un en el que se expresa en términos financieros las tareas y acciones que se van a llevar a cabo para completar la reforma para decidir si debe ser contratada o no.

El presupuesto se puede dividir en dos partes: los costes fijos y los variables.

Los costes fijos están compuestos en su mayoría por los materiales y herramientas necesarios para la obra en cuestión o que sean necesarios para su ejecución. El precio de los materiales suele estar dado por los proveedores y por ello no suele variar entre profesionales. Las herramientas suelen venir con los operarios. A esto también hay que añadirle los gastos de amortización y conservación de la maquinaria. Al hacer el presupuesto también se suele especificar si el mantenimiento de la misma está incluido ya que hay veces que le mantenimiento esta cubierto por varios años.

Los costes variables son el tiempo invertido por tarea que varía de la experiencia del profesional, de la cantidad de trabajadores que estén involucrados en el trabajo a realizar. El tiempo de instalación y preparación, así como el combustible o energía.

Además de estos dos tipos de costes se añaden los adicionales, como la elección de un material especial o personalizado y el desplazamiento hasta un lugar mas remoto o en fechas o condiciones extremas.

También es importante tener en cuenta que muchos de los presupuestos excluyen el impuesto de valor añadido. Dependiendo del país el IVA varia entre un 12 – 21%. En España por ejemplo el IVA general es del 21% mientras que en América Latina es más bajo: como por ejemplo en Chile (19%), México o Colombia (16%) y Panamá (7%).

Puntos que incluye un presupuesto

Hay cierto contenido que es esencial en todos los presupuestos que tanto el profesional como el cliente debe de asegurarse que están presentes en el presupuesto.

 Datos de la empresa. Especificación de la empresa que se va a hacer cargo de la obra.

  • Datos de la vivienda. Lugar en el cual se va a llevar a cabo la obra con el detalle del cliente.
  • Los materiales del presupuesto van a influir significativamente en el presupuesto, por lo que es esencial definirlos antes del comienzo de la obra.
  • Espacio y cantidad especifica de la obra: Tanto los metros cuadrados de las superficies a reformar como el lugar específico que se va a reformar también deben de estar especificados en el presupuesto.
  • Plazos y Tiempos: La duración y fechas estimadas de comienzo y fin de la reforma en cuestión.
  • Precios: El presupuesto debe indicar los precios, de los materiales, de la mano de obra y esto multiplicado por las horas totales del trabajo total. Es importante poder diferenciar entre el valor subtotal del valor total después de haber añadido el IVA.
  • Finalmente se debe dejar espacio para poder añadir comentarios o anotaciones pertinentes.

 “No existe un modelo universal de presupuesto, por ello debemos siempre indicar cualquier información que pueda sernos de relevancia para el futuro de la reforma.”

7.0 Cliente

El cliente es la persona que tiene el poder de aceptar el presupuesto enviado y por ello también puede influir en el mismo, ya sea en la elección de materiales específicos o en los tiempos.

En todo tipo de servicios, debemos tener en cuenta que intervienen dos partes, normalmente la empresa de reformas o profesional y el cliente. Al estar en la parte de cliente, tienes el derecho a intervenir en cualquier momento en el presupuesto final, incluyendo partidas o detalles que puedan resultar relevantes o interesantes para y con tus objetivos.

Habitualmente los plazos en las reformas se pueden presupuestar, aunque en general los profesionales suelen partir de partidas al alza. Por ello, siempre puedes solicitar la inclusión de cualquier información que sea necesario para que con ello quede por escrito. Cabe recalcar que un presupuesto firmado por la empresa y el cliente es un documento vinculante legalmente.

 Checklist para el cliente. ¿Qué debe contener mi presupuesto?

Puede que el cliente no este acostumbrado a recibir presupuestos y por ello sea un poco mas ajeno a aquello que debería incluirse en el mismo.

  • Especificar todos los objetos del presupuesto: mercancías, materiales o servicios necesarios para completar el trabajo, así como las fecha o tiempos de trabajo o límite para aceptar la oferta y evitar malentendidos.
  • Precio y cantidad de materiales del trabajo completo: cuantificación del tiempo previsto para realizar el trabajo completo y los materiales para realizarlo correctamente. Especificar cualquier cargo extra o descuento y precios por hora. También hay que tener en cuenta si hay alguna dieta adicional en el presupuesto
  • Especificación exacta del lugar y finalidad del trabajo: Es importante definir donde exactamente se va a llevar a cabo el trabajo y definir el resultado final esperado por el cliente para que ambas partes estén de acuerdo al finalizar el trabajo.
  • Plazos de entrega: fechas o días necesarios para completar el trabajo.
  • Condiciones de pago: para evitar malentendidos lo conveniente es fijar de antemano las condiciones de pago o bien al final del trabajo completo o por cada una de las fases.
  • Disputas y trabajo entregado con defectos: Es conveniente decidir de antemano como se va a actuar en caso de que el trabajo se entregue defectuosamente o no cumpla con las características necesarias dadas por el cliente.

8. Profesional

No es suficiente con conocer los ingresos que se pueden producir por parte de los clientes y los gastos de servicio. El profesional debe planear los recursos necesarios para realizar sus planes como profesional, lo cual ello conlleva temas como el cashflow o cualquier tipo de presupuesto adicional de activos, todo ello dentro del periodo del servicio determinado por el cliente.

Recuerda que un presupuesto es tu carta de presentación antes del servicio, y es donde el cliente se decide finalmente por tu servicio u otro de la competencia. Por ello te instamos que contenta los siguientes consejos:

  • Procura tener una estructura clara y sencilla de entender. Hay muchos clientes que no han visto un presupuesto antes, por lo que señala siempre las partidas bien diferencias por cada servicio. Indica bien el alcance de cada misma.
  • Debes incluir los materiales a utilizar y cuanto se cobra por cada uno. Esto transmite confianza y transparencia al cliente, así podrá consultar ‘el mismo sus propios precios. Así que lo mejor es poner el precio final con IVA incluido y desglosado.
  • Indica si puedes tu nombre de empresa, teléfono y datos de contacto. Siempre ayuda tener una imagen corporativa, por lo que un logotipo y cierto branding siempre es aconsejable.

Desde Maybers, te recomendamos completar un perfil en nuestra plataforma para que los clientes potenciales puedan consultar tu información online. Intenta incluir una buena descripción y una foto de perfil. Dentro del apartado de descripción intenta rellenar con la información mas posible. Dedica la parte del anuncio al tema de precios y tarifas, además siempre podrás presentar ofertas personalizables para cada cliente con necesidades o requisitos especiales.

9. Programas

En la red podrás encontrar varios programas informáticos con lo que apoyarte y dar mejores presupuestos. Aquí te recomendamos unos cuantos para que los profesionales se puedan ahorra tiempo y den una imagen mas seria ante los clientes.

  • Presto: es un programa de largo recorrido, lleva muchos años en el mercado por lo que su soporte y continuidad están garantizadas. Tiene conectividad a los programas BIM, esencial para grandes obras. En único problema que se necesita pagar licencia de uso.
  • Stimat: programa mas sencillo de aprender, por lo que se necesita menos tiempo para la realización de tus presupuestos. Su interfaz es mas atractiva y suele gustar mas a los clientes mas profanos. Es ideal para obras de tamaño medio o de poca envergadura, así como reformas y construcción de viviendas. Además de que el programa es totalmente gratuito al que se puede acceder online sin necesidad de ninguna descarga.
  • Cype-Arquimedes: es el programa con mayor numero de usuarios, ya que es muy práctico al incluir una base de datos con precios de tarifa actualizados anualmente.

Cabe mencionar que existen muchos más programas que te nombramos a continuación por si les quieres echar un ojo: BrickControl, SQL (Distrito K), Premeti. Además, como consejo si necesitas consultar el precio de cualquier partida o elemento de tu servicio, lo puedes consultar a través del siguiente enlace: http://www.generadordeprecios.info/

10. Visitas de obra

En general, para hacer un presupuesto preciso de una reforma integral, las empresas o profesionales suelen pedir poder ir a ver la obra. Benefíciate de ello, y comenta todo lo que te gustaría hacer y tener en tu propuesta. Es mucho mejor pasarte y parecer pesado que esperar y recibir una propuesta con la que ha habido un malentendido o no era lo esperado.

11. Conclusión

Antes de contratar un profesional y aceptar un presupuesto es recomendable leer bien todo el presupuesto incluyendo las condiciones generales, formas de pago y garantías que incluye. Así podrás evitar sorpresas desagradables. Si solo te fijas en el precio no podrás valorar el servicio en su totalidad. Así podrás comparar diferentes presupuestos, y tener claro lo que incluyen y lo que no incluyen.

18/03/2020